E-Mail

1. Allgemeines zu FIM-Mail-Accounts

Inhaber einer zentralen FIM-Kennung können einen hieran gekoppelten FIM-Mail-Account nutzen. Die zentralen FIM-Mailservices dienen in erster Linie für den Betrieb FIM-interner Kommunikation, können aber auch als vollwertige Mailservices genutzt werden. z. B. können Sie den SMTP-Service auch nutzen, um von außerhalb des Uninetzes Mail unter Ihrer FIM-Mailadresse zu versenden, wenn Sie die entsprechenden Konfigurationseinstellungen (siehe unten) vornehmen.

FIM-Mailadresse

Ihre Mailadresse an der FIM lautet: fimkennung@fim.uni-passau.de

fimkennung entspricht dabei dem Kennungsnamen der FIM-Kennung. Das Passwort für den Zugrif auf den Mailserver entspricht dem Login-Passwort beim LINUX-Login.

E-Mail können Sie mit einer Vielzahl von Programmen senden und empfangen. Wir empfehlen in den FIM-Studentenrechnerpools das Programm "Thunderbird", um die FIM-Mailservices zu nutzen.

2. Konfigurationsinfos für die Benutzung der zentralen FIM -Mail-Services

Der Zugang zum FIM-Mailservers via POP3 wurde mangels Nutzung abgeschaltet. Nutzen Sie bitte alternativ den IMAP-Zugang zum FIM-Mailserver oder unser Webmailinterface (siehe unten).

Alternativ können Sie auch unseren IMAP-Service nutzen, bei dem Ihre Mails im Unterschied zu POP3 auf Ihrem FIM-Mailaccount liegen bleiben:

Einstellungen

Servername "imap.fim.uni-passau.de"

Benutzername: Ihre FIM-Login-Kennung

Port 993

Verbindungssicherheit: "SSL/TLS " (Mailclient Thunderbird) bzw. "SSL verwenden" (Apple Mail)

Authentifizierungsmethode: "Passwort, normal" (Mailclient Thunderbird) bzw. "Passwort" (Apple Mail)

Zum Versenden von E-Mails können Sie den SMTP-Server mail.fim.uni-passau.de verwenden.

Einstellungen

Servername: "mail.fim.uni-passau.de"

Port: 587

Verbindungssicherheit: "STARTTLS" (bei Mailclient Thunderbird) bzw. "SSL verwenden" (Apple Mail)

Authentifizierungsmethode: "Passwort, normal" (bei Thunderbird) bzw. "Password" (Apple Mail)

Benutzername: Ihre FIM-Login-Kennung

3. Spam-Mail

Zum Aussieben von Spam-Mails nutzt die FIM den Dienst Expurgate des Herstellers Eleven. Mails, die Viren enthalten, werden über entsprechende Virensoftware aus dem Verkehr gezogen und nicht zugestellt.

Wichtig: Antworten Sie nie an den Absender einer Werbemail zurück! Damit wird Ihre Mail-Adresse nur noch wertvoller, da der Absender dann merkt, dass Sie seine Werbemails nicht einfach löschen.

4. Zugriff auf den zentralen FIM-Mailserver von außerhalb der Universität

4.1 Zugriff per Webmail-Interface

Benutzerinnen und Benutzer mit FIM-Kennungen können E-Mails auf Ihrem FIM-Mail-Konto weltweit per Webmail-Interface lesen. Dieses Webmail-Interface finden Sie unter folgender Internetadresse:

https://webmail.fim.uni-passau.de

Als Benutzername und Passwort geben Sie bitte Ihre FIM-Kennung sowie das zugehörige Passwort ein. Dann klicken Sie auf den Knopf "Anmelden" und kommen so zu einer Übersicht Ihrer E-Mails auf Ihrem FIM-Mail-Konto.

4.2 Zugriff per E-Mail-Clientsoftware

Wenn Sie statt des Webmail-Interfaces komfortablere Software zum Mailen nutzen wollen, müssen Sie Ihre Mail-Software entsprechend konfigurieren. Die FIM-Mailservices (IMAP, Versenden über SMTP) können Sie mit den oben genannten Einstellungen auch außerhalb der FIM nutzen.

5. Mailweiterleitung einrichten

Der FIM-Mailserver bietet die Möglichkeit, eingehende Mail an andere Mailkennungen weiter zu leiten sowie zu filtern. Wir empfehlen, ein Mailweiterleitung in der Form einzurichten, dass auf Ihrem FIM-Account eingehende Mails an einen Mailaccount weiter geleitet werden, den Sie standardmäßig regelmäßig nutzen. Gleichzeitig soll aber zur Kontrolle auch eine Kopie jeder eingehenden Mail auf dem FIM-Mailserver verbleiben.

Sie haben die Möglichkeit, E-Mails, die auf Ihrem zentralen FIM-Mailaccount für Sie eintreffen, auf andere Mail-Adressen umzuleiten. Loggen Sie sich hierzu mit Ihrer FIM-Kennung auf einem Rechner in den Studierendenrechnerpools der FIM unter LINUX ein. Legen Sie dann eine Datei .forward in Ihrem Home Directory an. Tragen Sie als Inhalt die Mail-Adressen (getrennt durch Kommata) ein, an die Ihre FIM-E-Mails weitergeleitet werden sollen. Möchten Sie eine Kopie jeder weitergeleiteten E-Mail in Ihrer Mailbox behalten, tragen Sie einfach zusätzlich am Anfang eine Zeile mit Inhalt \fimkennung ein (statt fimkennung setzen Sie natürlich Ihren FIM-Benutzernamen ein). Prüfen Sie unbedingt, ob Ihre Weiterleitung auch wie gewünscht funktioniert.

6. Mails filtern über das Tool "sieve"

Per Mailfilter können Sie eingehende Mails nach bestimmten Kriterien (z. B. Absender usw.) automatisch in vorgegebene Postfächer einsortieren lassen.

Außerdem können Sie auch automatische Abläufe programmieren wie z. B. das Verschicken einer Abwesenheitsnotiz, wenn Sie nicht erreichbar sind.

Für eintreffende Mails können Sie über das Tool sieve Filterregeln vereinbaren. Dazu gibt es z. B. ein Thunderbird-Plugin. Für Erstnutzer von sieve: Die aktuell über die Thunderbird-Plugins angebotene Version führt in Verwendung mit aktuellen Thunderbird-Versionen zu Problemen. Eine aktuelle Version direkt vom Entwickler finden Sie unter https://github.com/thsmi/sieve/releases. Seit März 2016 wird das bisher verfügbare Filtering über procmail nicht mehr unterstützt.

Sieve Einstellungen:

Sieve Server: imap.fim.uni-passau.de
Sieve Serverport: 4190
Sicherheit: Verbindungssicherheit "TLS, wenn verfügbar", Authentifizierung "Benutzername und Passwort" (FIM-Account als Benutzernamen verwenden)

Beispiel für sieve-Filter mit vacation-Funktion. Sie können den folgenden Text einfach im Thunderbird-Plugin als Basis verwenden und für Ihre Zwecke anpassen:

# Benötigte sieve Funktionen

require ["fileinto", "regex", "reject", "vacation"];

# Zunächst werden in diesem Beispiel Mails bestimmter Absender
# gleich in entsprechende Imap-Folder einsortiert
# Damit erfolgt auf diese Mails hin auch keine Vacation-Mitteilung mehr

if header :contains "FROM" [
    "root"
]
{
    fileinto "Urgent";
}

# Vacation Konfiguration
# Wenn nicht in Urlaub, wird auf die Domain dummydomain gefiltert (die es nicht gibt) und es passiert keine Aktion
# Im Urlaub: Kommentarzeichen vor dummydomain setzen
# Bei Domains, auf die mit vacation-Mails reagiert werden soll,
# Kommentarzeichen entfernen

elsif anyof (address :domain :contains "FROM" [
        "dummydomain.de"
#       "fim.uni-passau.de",
#       "fmi.uni-passau.de",
#       "rz.uni-passau.de“,
#       "zim.uni-passau.de",
#       "uni-passau.de"
    ]
)
{
    vacation
# Reply at most once a day to a same sender
        :days 1
        :subject "Abwesenheitsnotiz: Urlaub bis inkl.6.9."
# List of additional recipient addresses which are included in the auto replying.
# If a mail's recipient is not the envelope recipient and it's not on this list,
# no vacation reply is sent for it.
        :addresses ["max.mustermann@uni-passau.de", "mustermann@fim.uni-passau.de"]
        "Ich bin in Urlaub und deshalb nicht am Arbeitsplatz erreichbar.
        Wenden Sie sich in dringenden Faellen bitte an meinen Stellvertreter Herrn Otto Normalverbraucher.
        (otto.normal@fim.uni-passau.de, Tel. 0851 509 9999).

        Mit freundlichen Gruessen,

            Max Mustermann";
}

# Alle anderen Mails behalten wir in der Inbox.
# Diese Regel wäre nicht nötig, da durch das "implicit keep"
# bereits abgedeckt.

else {
    keep;
}